Les erreurs d’implantation HubSpot au Québec (et comment les éviter)

L’implantation de HubSpot peut transformer une entreprise… ou devenir une source de frustration majeure.

Je suis consultante HubSpot depuis 2018. Je dirais que la majorité des cas que je rencontre proviennent de 2 types d'utilisateurs :

• Les entreprises qui se sont fait vendre un forfait HubSpot par une agence qui n'a pas terminé la configuration totale de l'outil (pour toutes sortes de raisons). Les entreprises sont donc prisonnières d'un forfait «overkill» pour ce qu'elles utilisent réellement.
  
  
• Les petites entreprises qui ont implanté HubSpot seules, sans aide, et surtout, sans structure, qui se ramassent avec un CRM qui cause plein d'erreurs et qui n'est pas adapté.

Au Québec, beaucoup de PME investissent dans HubSpot, mais n’en tirent qu’une fraction de la valeur. Pourquoi? Parce que certaines erreurs reviennent constamment.

Voici les erreurs les plus fréquentes et surtout, comment les éviter.

1. Choisir le mauvais forfait

C'est la base, mais une erreur tellement fréquente.

Je le vois quand je fais mes audits de portail HubSpot. 

• L'entreprise croyait avoir besoin d'un forfait Pro, alors qu'un forfait starter aurait fait la job.
  
  

• L'entreprise a choisi un forfait Marketing Pro ou Sales Pro, mais la personne qui s'occupait de l'implantation est partie ou elle avait d'autres priorités et n'a pas pu y consacrer assez de temps. 

• Une agence HubSpot a vendu un gros forfait, mais ses services coûtent tellement cher par la suite, que les entreprises ne la contactent plus et restent avec une configuration inachevée.
  
  

• Il y a aussi le cas où le roulement de personnel fait en sorte que la personne ayant suivi la formation de base n'est plus à l'emploi.

Résultat

Les frustrations s'accumulent et l'équipe cherche à changer de CRM pour un moins cher.

Solution :

Prenez le temps de rencontrer plusieurs experts HubSpot indépendants avant de choisir votre forfait. Je conseille toujours de commencer plus petit pendant quelques mois pour s'habituer et après d'opter pour un plus gros forfait quand les limitations sont trop intenses.

2. Implémenter HubSpot sans stratégie claire

C’est l’erreur #1.

Beaucoup d’entreprises :

• créent un compte
• ajoutent quelques contacts
• testent des fonctionnalités

…sans définir :

• leur processus de vente
• leur parcours client
• leurs objectifs

Résultat :

Un CRM désorganisé, difficile à utiliser, que l’équipe abandonne.

Solution :

Avant même de configurer HubSpot, clarifiez :

• vos étapes de vente
• vos types de clients
• vos KPI (leads, ventes, suivi)

3. Mal structurer les propriétés et les données

HubSpot est puissant… mais très dépendant de la qualité des données.

Erreurs fréquentes :

• créer trop de propriétés inutiles (dont plusieurs fois les mêmes)
• utiliser des champs incohérents
• dupliquer l’information
• mélanger les propriétés contact et entreprises
• créer des propriétés, mais ne jamais les utiliser dans les rapports / courriels / fiches

Résultat :

• rapports inutilisables
• automatisations qui bugguent
• perte de temps énorme

Solution :

• garder une structure simple
• standardiser les champs
• penser long terme dès le départ

4. Créer des automatisations trop complexes

Les workflows sont souvent mal utilisés... et pas toujours nécessaires!

Beaucoup d’entreprises essaient de tout automatiser dès le début :

• nurturing
• ventes
• suivis
• tâches internes

Le problème avec les automatisations, c'est que si l'équipe ne les comprends pas et n'a jamais fait manuellement le travail qu'elles font, il va y avoir une confusion et personne ne va penser les mettre à jour et les utiliser.

Résultat :

• automatisations qui ne fonctionnent pas
• erreurs difficiles à diagnostiquer
• workflows désuets toujours en action alors qu'ils ne devraient pas

Solution :

Commencer simple :

• 1 ou 2 workflows clés
• tester
• optimiser graduellement

5. Négliger l’adoption par l’équipe

Un CRM ne fonctionne que si l’équipe l’utilise. Avant d'opter pour implanter HubSpot, il faut savoir quels sont les outils et processus actuels de l'équipe. Il faut comprendre à l'avance les irritants qui feront surface.

Erreurs fréquentes :

• aucune formation
• outils imposés sans explication
• processus compliqués

Résultat :

• résistance interne
• données incomplètes
• retour au chaos

Solution :

• former les utilisateurs
• impliquer l’équipe dès le départ en comprenant les processus existants
• avoir du soutien technique long terme.

6. Ne pas faire d’audit après l’implantation

Une implantation n’est jamais “terminée”. HubSpot met continuellement à jour son outil et ajoute/enlève des modules fréquemment. C'est important de rester à jour avec les fonctionnalités et d'adapter ses pratiques.

Sans suivi :

• les erreurs s’accumulent
• les données se dégradent
• les performances chutent

Solution :

Faire un audit régulier pour :

• corriger les problèmes
• optimiser les processus
• améliorer les résultats

Conclusion

HubSpot est un outil extrêmement puissant… mais seulement s’il est bien implanté.

Au Québec, les entreprises qui réussissent avec HubSpot ne sont pas celles qui utilisent le plus de fonctionnalités, mais celles qui :

• gardent leur système simple
• alignent leur CRM sur leurs processus réels
• optimisent en continu

Besoin d’aide avec votre HubSpot?

Si vous avez l’impression que votre HubSpot est :

• mal configuré
• difficile à utiliser
• ou sous-exploité

Il est probablement temps de faire un audit.

Depuis 2018, j’aide les PME québécoises à structurer, simplifier et optimiser leur utilisation de HubSpot pour obtenir des résultats concrets.

J'adore ça, et on dit de moi que je suis rapide, efficace, disponible et très parlable!

On en discute ensemble?